Zusammenarbeit mit Kollegen übers Netz

Gemeinsames Arbeiten an Texten, Präsentationen oder Grafiken setzt idealerweise räumliche Nähe voraus. Dank Internet und sogenannter Groupware-Tools zur Online-Organisation von Arbeit kann das Ganze inzwischen auch auf Distanz funktionieren.

Die Vorteile von Internet-Coworking liegen auf der Hand: "Alle Gruppenmitglieder sind unabhängig von ihrem tatsächlichen Standort über den aktuellen Stand des Projekts informiert", erklärt Tobias Arns vom IT-Verband Bitkom. "Außerdem sind die meisten Online-Werkzeuge zur Zusammenarbeit auch für Smartphones und Tablet Computer erhältlich", erläutert Arns. "Dadurch kann auch jederzeit von unterwegs gearbeitet werden."

Bekannte Groupware-Pakete, die in Unternehmen zum Einsatz kommen, sind zum Beispiel Microsoft Exchange oder Lotus Notes. Dazu gibt es kostenlose Open-Source-Alternativen wie Kolab. Allerdings braucht es für diese Programme meistens einen Server und viel technisches Fachwissen. Einfacher lässt sich die Zusammenarbeit mit der Kombination frei verfügbarer Online-Tools organisieren.

Ein nützlicher und sehr bekannter Dienst ist zum Beispiel Doodle, einer von vielen Online-Kalendern zum Abstimmen von Terminen. Wichtig für die Zusammenarbeit im Netz ist auch der gemeinsame Zugriff auf Dokumente. Bei Cloud-Diensten wie Dropbox oder Box lassen sich Texte, Fotos oder Videos ablegen und anderen Nutzern zugänglich machen. Das Hin- und Herschicken per Mail entfällt. Andere Plattformen wie Google Drive oder Microsofts Skydrive haben sogar eingebaute, abgespeckte Office-Anwendungen. Damit können Nutzer direkt im Browser gemeinsam Dokumente bearbeiten. Alle Änderungen sind sofort für alle sichtbar.

Ohne Kommunikation keine gute Organisation: Ein Chat-Programm wie ICQ oder Skype ist für die Zusammenarbeit unentbehrlich. Mit Multimessengern wie Miranda IM oder Pidgin lassen sich zahlreiche Chat-Dienste gleichzeitig nutzen. Kostenlose Videokonferenzen ermöglicht zum Beispiel Google Hangout. Nützlich sind auch elektronische To-do-Listen, die fantasievolle Namen wie Producteev, Remberthemilk oder Wunderlist tragen. Notiz-Anwendungen wie Padlet realisieren eine virtuelle Tafel: Hier können mehrere Nutzer gleichzeitig Notizen, aber auch Videos und Bilder einstellen.

Für die Planungs- und Ideenphase eines Projekts gibt es Mindmapping-Programme, darunter zum Beispiel Mindmeister und Mindomo. Die Ergebnisse der Arbeit lassen sich schließlich in einem eigenen Wiki sammeln. Nutzer können dafür die Software MediaWiki, die auch das Onlinelexikon Wikipedia betreibt, auf einem Server installieren. Unkomplizierter sind kostenlose Wikidienste wie Wikia, die dem Nutzer die meiste Einrichtungsarbeit abnehmen.

Wer sich vor neugieren Blicken schützen will, sollte die Teamwork-Tools prüfen, bevor er wichtige Daten dort speichert. "Auch zu den meisten Online-Diensten für Verbraucher gibt es Erfahrungs- und Vergleichsberichte im Netz", sagt Tobias Arns. "Dadurch können die Leistungsmerkmale gut miteinander verglichen werden." Wer ein Programm herunterlädt, sollte vor der Anmeldung außerdem einen Blick auf die Geschäftsbedingungen werfen. Diese verraten, wie der Anbieter mit den Daten seiner Kunden umgeht, und für welche Dienstleistungen eventuell Gebühren bezahlt werden müssen.

Selbst bei einwandfreien Diensten hat die Online-Zusammenarbeit aber möglicherweise ihre negativen Seiten. Grund dafür sind aber nicht die Tools, sondern die menschlichen Nutzer. "Ein Nachteil der Online-Zusammenarbeit liegt in einer gewissen Unverbindlichkeit", sagt Barbara Gruber-Rotheneder vom Österreichischen Institut für Erwachsenenbildung. Weniger engagierte Teammitglieder könnten sich in den virtuellen Räumen leichter im Hintergrund halten: "Man muss viel motivieren, damit alle an einem Text in Google Drive mitschreiben."