Mit Kaffeekasse und Eieruhr Meetings effizienter machen

Am Abend schwirrt so manchem Arbeitnehmer der Kopf. Von morgens bis abends reihte sich ein Meeting an das nächste. Viel wurde dabei geredet. Am Ende des Tages ist trotzdem manches Problem ungelöst.

"Ich höre oft, dass Menschen das Gefühl haben, durch Meetings von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten zu werden", sagt Gunther Wolf, Autor eines Ratgebers zum Thema. Damit eine Besprechung effizient abläuft, sei eine gute Planung das A und O.

Auf manches Arbeitstreffen wird am besten von vorneherein verzichtet. "Meetings sind nur dann angebracht, wenn Austausch nötig ist", sagt Dagmar Friebel, Zeitmanagement-Coach in Münster. Soll nur der aktuelle Stand eines Projektes präsentiert werden, empfiehlt sie, statt eines Meetings lieber eine E-Mail zu schreiben.

Dass eine Besprechung so schlank wie möglich abläuft, liegt vor allem in den Händen desjenigen, der zur Besprechung einlädt - meist der Projekt- oder Abteilungsleiter. Friebel rät, zwei E-Mails an die Meeting-Teilnehmer zu schreiben. Die erste Einladung ist eine Ankündigung mit Datum, Uhrzeit und Thema. Dabei sollte kein diffuses Stichwort genannt werden wie "Quartalszahlen". Das sei zu allgemein, und jeder stelle sich etwas anderes darunter vor. "Besser ist es, konkrete Fragen zu stellen wie "Woran liegt es, dass der Umsatz im zweiten Quartal stagnierte?"", rät Annette Weber-Diehl, Rhetorik-Trainerin in Berlin.

Ergänzend schickt der Chef außerdem am besten Informationen zu dem Thema mit und bittet die Mitarbeiter, bis zu einem bestimmten Termin zum Beispiel Fragen und Lösungsvorschläge zu schicken.

Anschließend trägt der Organisator die Vorschläge zusammen und sortiert sie zu einer Tagesordnung mit Themen, Vorschlägen und Redezeiten. Auch die genaue Uhrzeit vom Beginn und Ende des Meetings legt er fest. Diese Agenda verschickt er an die Teilnehmer in einer zweiten Einladung.

Ein ständiges Ärgernis in Arbeitstreffen: Es gibt häufig keinen pünktlichen Beginn, sagt Friebel. Das kostet vor allem die Arbeitnehmer Zeit, die sich an die ausgemachten Zeiten halten. Wer später eintrudelt, sollte deshalb in eine Kaffeekasse einzahlen müssen. Wer ein Meeting einberuft, benennt außerdem am besten einen Moderator. Dieser führt zu Beginn in die Agenda ein, nennt die einzelnen Tagesordnungspunkte und verkündet die Uhrzeit, zu der das Meeting enden soll. Dann ruft er nach und nach die Teilnehmer auf, die ihre Vorschläge präsentieren.

Gerne werden in Meetings persönliche Animositäten ausgetragen. "Meetings bieten Selbstdarstellern das Publikum", sagt Wolf. Dampfplauderern begegnet der Moderator am besten, indem er sich direkt neben sie stellt. "Das irritiert denjenigen." Die meisten empfinden das als unangenehm und hören von alleine auf.

Am Ende sollte immer eine Entscheidung stehen, die ins Protokoll geschrieben wird. "Es wird namentlich eingetragen, wer sich um die Umsetzung kümmert, wie und bis wann", so Weber-Diehl. Solche strengen Regeln mögen ungewohnt sein. Aber am Ende ist oft jeder dafür dankbar, dass die Meetings effizienter sind.