Die E-Mail-Flut in den Griff bekommen

Beim Blick ins E-Mail-Fach kann es einen manchmal gruseln: Eine neue Nachricht nach der anderen landet dort, und viele alte sind noch nicht beantwortet.

"Man kommt mit der Bearbeitung nicht hinterher und verliert den Überblick", sagt Roman Soucek vom Lehrstuhl für Wirtschafts- und Sozialpsychologie der Universität Erlangen-Nürnberg, der eine Untersuchung zum Thema Informationsflut durchgeführt hat. Das Ergebnis: Das ständige Senden und Empfangen setzt Arbeitnehmer unter Stress.

Längst versuchen manche Unternehmen gegenzusteuern und setzen auf eine Zero-Mail-Politik: Instant Messaging, Kommunikation im Chat oder interne soziale Netzwerke sollen die E-Post ersetzen. "Das verlagert das Problem aber nur", sagt Gunter Meier, Sachbuch-Autor und Coach in Schwabach bei Nürnberg.

Und es ist auch nicht nötig, denn E-Mails sind kein Teufelszeug. "Man muss nur mit ihnen umgehen können", betont Dagmar Friebel, Coach und Trainerin für Zeitmanagement in Münster. Die Lösung heißt Selbstorganisation. Erste Tat: Newsletter kündigen sowie Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken per Mail abstellen. Außerdem sollte man im E-Mail-Programm eine Struktur anlegen, um Mails zu sortieren. So kann für jedes Projekt ein Ordner angelegt werden. Meier rät, darüber hinaus Arbeitsordner beispielsweise mit Namen wie "Bearbeiten Priorität 1" einzurichten, in die neue Nachrichten verschoben werden, die noch am gleichen Tag zu bearbeiten sind. "Priorität 2" bedeutet, es ist ein Tag nach Posteingang Zeit.

"Alles, was nicht binnen fünf Minuten bearbeitet werden kann, wird terminiert", rät Friebel. Das bedeutet, die Mail in die Kalenderfunktion zu schieben - es wird somit in den elektronischen Terminkalender eingetragen, verbunden mit einer Erinnerung einige Tage, bevor die in der Mail gewünschte Bearbeitung einer Aufgabe beim Absender vorliegen soll. Zeitraubend ist auch, wenn die Inhalte einer E-Mail unklar formuliert sind. "Also muss man nachfragen, was wieder per Mail erfolgt", sagt Soucek. Missverständliche Formulierungen wie "Könntest du bitte...?" sollten durch klare Ansagen wie "Bitte erledige folgenden Auftrag bis ..." ersetzt werden.

Finger weg heißt es auch beim allzu beliebten Feld "cc". Es werden zu viele Kollegen in Kopie gesetzt, auch die, die nur am Rande mit einem Projekt oder einer Fragestellung zu tun haben. "So kann man im Zweifelsfall sagen: Ich habe es geschickt, ob ihr es dann lest oder nicht, ist nicht meine Sache", erklärt Meier. Daher sollte man sehr genau überprüfen, wer eine Information wirklich als Kopie benötigt.

Damit man nicht ständig aus der Konzentration gerissen wird, ist es außerdem sinnvoll, die Benachrichtigungsfunktion auszuschalten, die jede neue Mail mit einem Geräusch oder Aufploppen auf dem Bildschirm verkündet. "Am besten sieht man nur zu festen Zeiten, die man selbst festlegt, in den Posteingang", sagt Friebel. Das kann einmal in der Stunde oder zweimal am Tag sein, je nach Job und Aufgabe.